FACTEURS DE RISQUES, CONTRÔLE INTERNE ET ASSURANCES .4 DISPOSITIF DE CONTRÔLE INTERNE /// Les reportings et procédures HSE Les directions fonctionnelles de Rubis Énergie/Support et Services et de Rubis Terminal ont mis en place des systèmes de remontée, d’analyse et de partage de l’information relative aux questions d’hygiène, de sécurité et d’environnement (HSE). Ces dispositifs sont décrits plus précisément au chapitre 5, section 5.2.1.1. 4.2.3.3 LES ORGANES DE CONTRÔLE Le système de contrôle s’appuie sur la responsabilité de gestion et de suivi des risques confiée par la Gérance à chaque directeur de filiale ainsi que sur des audits tant internes qu’externes. Les directions fonctionnelles de Rubis Énergie/Support et Services et Rubis Terminal La Direction Générale de chaque branche d’activité est responsable, en dernier ressort, de la politique de gestion des risques dans le cadre défini par la Gérance de Rubis. Les responsables opérationnels de chaque site sont assistés par les directions fonctionnelles de leur société mère : Direction Technique, Direction Sécurité, Direction Juridique et Direction Assurance. Dans les sites les plus importants, ces responsables sont assistés d’un ingénieur Qualité et/ou d’un ingénieur HSE. Le directeur d’une entité est globalement responsable de la gestion et du contrôle des risques de ses installations. Par ailleurs, chez Rubis Énergie/Support et Services et Rubis Terminal, il existe une Direction Technique qui intervient régulièrement au titre de conseil opérationnel et procède à des audits d’inspection des installations, dans le but de garantir le respect de standards minimaux en matière d’exploitation, de sécurité et d’environnement. Dans son organisation décentralisée, le Groupe privilégie la qualité et l’autonomie de ses collaborateurs qui assument l’intégralité des responsabilités tenue sur le site. Par là même, un liées à leur poste, y compris celle du contrôle supplémentaire et strict de contrôle des risques. la comptabilité matière est réalisé Les Comités de Direction des filiales Lors des réunions des Comités de Direction des filiales (cf. section 4.2.2.3 ci-dessus), un point concernant la revue et le suivi des risques est régulièrement renseigné et fait l’objet de discussions entre les directeurs des filiales et la Gérance. régulièrement ; • les DREAL (Directions Régionales de l’Environnement, de l’Aménagement et du Logement), qui effectuent en France des contrôles réguliers des installations industrielles des sites et de l’application du « Système de Gestion de la Sécurité » en vue de vérifier la maîtrise par la filiale L’audit interne Certains risques extra-financiers sont intégrés dans les programmes d’audit interne. La vérification de la fiabilité des des risques liés à son activité. Des systèmes analogues existent pour les sites des filiales étrangères de Rubis Terminal ; politiques éthique et anti-corruption • les organismes de certification ISO fait ainsi partie des sujets traités lors tels que l’AFAQ (Association Française des inspections faites localement par de l’Assurance Qualité) ou le LRQA la Direction Contrôle de Gestion, Audit (Lloyds Register Quality Assurance) et Consolidation de Rubis Énergie/ qui auditent régulièrement Rubis Support et Services. Le résultat de cette Terminal et ses principales filiales ainsi vérification est inclus dans le rapport que 6 filiales de Rubis Énergie/Support d’audit interne, qui permet à la Direction et Services certifiées ISO 9001 ; au Générale de Rubis Énergie/Support cours de ces audits est régulièrement et Services de prendre les mesures contrôlé le respect des procédures, adaptées pour corriger les situations consignes et modes opératoires mis en anormales. La mise en place d’un place dans le cadre du plan Qualité afin système de contrôle adapté est à l’étude d’assurer le maintien de la certification chez Rubis Terminal. acquise et d’initier de nouveaux axes Les organismes extérieurs permanents Ils sont assurés par : d’amélioration ; • les clients qui effectuent régulièrement des audits au sein des dépôts auxquels ils confient des prestations. Ils vérifient • l’Administration des douanes : pour les dépôts pétroliers de Rubis Terminal ainsi le respect par l’exploitant de leur cahier des charges, essentiellement en ayant le statut d’entrepôt fiscal sous matière de qualité. douane, les produits y sont stockés en « suspension de taxes » ; ces dernières ne devenant exigibles que lors de la mise à la consommation des produits. Petit… De ce fait, les directeurs des Amateur de belles mécaniques, dépôts rendent compte je me voyais très bien garagiste avec régulièrement, selon la réglementation applicable, aux autorités l’expertise de démonter et remonter un moteur sans aucun souci… douanières des Aujourd’hui, dans le Groupe… mouvements de leurs stocks que l’Administration des douanes a toute latitude pour vérifier La méthode et la rigueur nécessaires à la pratique de la mécanique sont également nécessaires à piloter l’efficacité et la sécurité des opérations chez Rubis Énergie. avec la comptabilité Les Associés-Gérants de Rubis : Sereins et visionnaires dans la gestion des affaires tout en permettant à chacun de valoriser au mieux ses compétences. Frédéric Dubost, Directeur Technique Fuels et HSE Rubis Énergie DOCUMENT DE RÉFÉRENCE 2016 /// RUBIS 61
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